ワードでレイアウトが崩れるのはなぜ？文書作成のコツおすすめ3選！

ワードを使っている時、なぜだか勝手にレイアウトが崩れてしまうことよくありますよね。

その度に、色々試みてはいるけど余計に崩れてしまって思うようにいかなく、結局作りなおした人も中にはいるでしょう。

でも実は、その作り方の手順や操作方法、初期設定が関係している場合が多いです。

レイアウトを崩さないで作成するにはコツがあるんです。

そこで今回はワードでレイアウトが崩れるのはなぜ？文書作成のコツおすすめ3選をご紹介していこうと思います。

ワードでレイアウトが崩れるのはなぜ？

ワードでレイアウトが崩れてしまうのは、作り方が間違ているからでも、機能が使いこなせていないからでもありません。。

知らず知らずのうちに、レイアウトの崩れやすい操作方法や設定、手順で作ってしまっているからなんです。

そして、文書作成には様々な方法があるため、それぞれ得た知識の機能を使いながら作成していきます。

そのため、レイアウトの崩れる原因も一つでなくその状況によって違います。

ではレイアウトが崩れてしまう状況ってどんな時でしょうか。

そこで、いくつか例を上げてみます

などの状況の時にレイアウトが崩れることがくあります。

これらはワードを利用しているとよく起きる現象なので自分のワードの使い方間違っているというわけではありません。

では、上記の例の中でもよくありがちなのがいつの間にか起きる文字ズレとパソコンを変えたときのレイアウト崩れです。

たとえば文字のズレは、操作手順がバラバラで文字位置の修正のし過ぎで発生することがほとんどです。

文字位置を移動させた時にズレをなおそうとキーボードを操作で修正した後、なおらなくてルーラーを使ったりタブを使うなど、とにかく手当たり次第やってしまうとなおりません。

なので、修正する時も、設定、機能、キーボードなどを混ぜながら修正し統一感を持たせるようにするといいですね。

そしてもう一つありがちな、自分と会社のパソコンでレイアウトが変わってしまう問題ですが、こちらはワードのバージョンの違いやフォント形式の違いが考えられます。

たとえば、自宅のパソコンのofficeワードで文書を作成して保存したファイルをクラウド上に保存したとしましょう。

それを会社や共有PCなどでデータを開いたときに文字のフォントが変わっていたり、特定の文字が消えていたりすることがあるのは格納されているフォントが自宅PCのフォントに無いものだったり、officeソフトのバージョンが古いことが多くの原因ですとなります。

なので会社によっては古いofficeバージョンを使っている所もありますのでどちらも対応できるように、保存する時はファイル形式拡張子.docの形で保存しましょう。

.doc形式であれば、ワード2003以前のバージョンのパソコンでも閲覧が可能です。

フォントも共通のものを使うか、同じフォントをインストールしてもいいでしょう。

最悪ズレもさほど影響ないくらいの似たものを使用しても文書作成においてさほど問題ないと思います。

また、編集はできませんが相手側が見るだけであれば、オプションでフォントを埋め込む設定をすることもできます。

このように、レイアウトが崩れるのは操作手順によるものや設定するタイミングややり方だったりなどその状況によって色々な原因があります。

ですので、ワードで文書作成をする時には、規則正しい作成手順で崩れるにくい方法で作っていくことがポイントです。

文書作成のコツおすすめ3選！

文書作成のコツはなるべく作成後の修正を減らすこと。

作成後に修正を加えすぎると位置ずれレイアウト崩れがおきやすくなります。

中級者さんでも、崩れてしまってからではなおしづらいので、崩れる前に対処していきましょう。

また、設定する時のタイミングに注意して作成していきます。

そこで私が初心者さんにおすすめしている方法は、

• ページ設定を先にする
• 先頭を左に揃えて文字を先に入力する
• 画像や表の入れる位置はあらかじめ決めておく

の3つです。

この手順で作成することで、レイアウトの崩れや修正も最小限に抑えてキレイにつくることができるのでそれぞれ解説していきますね。

ページ設定を先にする

ページ設定で余白の設定は先に終わらせておきましょう。

文書を作成している途中で、余白を調整しようと広げたり狭くしたりしていると、当然文字の位置も画像の配置も変わってきます。

後で、調整できるからと思って余白の設定を変更してしまいがちなのですが、それが、レイアウト崩れやすい原因なのです。

また、余白に合わせて調整しようとしている時に、「spaceキー」や「back spaceキー」などを使って頻繁に動かしていると文字のズレが生じることが多くなります。

そのため、一緒に画像や表の配置も影響してしまいますので、文書作成途中では極力変更しない方が崩れ防止につながります。

段区切りや、段組みなどを入れる時も先に設定しておきましょう。

作りながら設定すると後で不便を感じることがありますので注意してください。

万が一文字にび微妙にずれてしまったら、キーボードを使うか機能を使うかどちらかに分けましょう。

キーボ―どの場合は「spaceキー」や「back spaceキー」を使ってもなおりませんので、「shift」を押しながら「spaceキー」や「back spaceキー」を使ってなおしましょう。

そうすると、文字が1文字分ではなく半文字でカーソルを移動することができます。

また、機能を利用して直す場合は、「Alt」キーを押しながら「ルーラー」を利用しましょう。

ミリ単位で文字がずらせるので試してみてください。

このように、始めに設定すること、修正する機能を分けて作っていくのが1つ目のコツです。

修正する場合混合してしまうと余計なおりづらくなるので気を付けて下さいね。

文字を先に入力する

文字は先頭を左に揃えて、装飾はせず、ずらしもせず、間隔もあけずに文字のみで入力していきます。

例えば、文字の色や大きさなど装飾をしながら進めると、いちいち修正しなくてはならず時間もかかります。

装飾は一気に行ったほうが早いのですし、考えながら進むよりもまずは、さらっと文字だけ入力します。

特に文字の大きさやフォントを設定してしまうレイアウトにズレがでてきてしまうので気を付けて下さいね。

また、文字の配置は、中央揃えや右揃え、ルーターなど機能を利用しましょう。

「spaceキー」を何度も押したりしていると文字のズレにも影響しますし時間もかかります。

なので、はじめに文字のみ入力をし文字位置が決まってから装飾をする順番で進めてください。

このように、手順を決めて規則正しくすすめることで途中の修正がないため、キレイに仕上げることができます。

文字を先に入力することが2つ目のコツになります。

画像や表の入れる位置はあらかじめ決めておく

画像や表を入れる位置は先に確保しておきましょう。

文字をすると同時に改行マークを3分の2くらいの位置まで付けておくと、表や画像が入れやすく収まりもいいです。

初期設定では改行マークがでないこともあります。

そんなときは、「オプション」→「表示」→「段落記号」を変更してみて下さい。

また、ワードアートの位置なども確保しておきましょう。

画像を入れる時はあらかじめ設定が必要です。

初期設定では画像を挿入しても動かしたり、拡大縮小ができないタイプの設定になっています。

後から設定変更はできますが、最初から変更しておくことで時短にもなります。

設定の仕方は、「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」→図を挿入/貼り付ける形式を選択「前面」とします。

そして、表や画像など入れる位置を決めておくことで、レイアウトの崩れを解消し整えやすくなります。

前もって画像や表の配置場所を作っておくことが3つ目のコツです。

講師おすすめワードの使い方テクニックとは？

ワードでお知らせ文書を作成したりする時に知っていると便利です。

資格の勉強やテキストにも書いてあるのですが、見逃しやすく、実践に活かされていないこと多いでしょう。

私が普段から頻繁に使っていて生徒さんにも教えているワザをご紹介します。

私が、おすすめするワードの使いかたテクニックは、

このようにワードではまだまだたくさんの便利な使い方があります。

テキストに載っていても便利なワザはすみっこの方に小さく載っていることが多いので、注意して見てみたらいいですよ。

以外と使えるワザが見つかるかもしれませんね。

ワードの使い方何通りもあって一つではありませし向き不向きがあります。

自分に合ったテクニックを探して見るのも楽しいですよ。

まだまだ便利なこともありますがご紹介した3つだけでもためしてみてください。

まとめ

今回は、ワードでレイアウトが崩れるのはなぜ？文書作成のコツおすすめ3選についてご紹介してきましたがいかがだったでしょうか。

レイアウトの崩れる原因はいくつもあり状況によって違います。

また、あれこれと機能をごちゃまぜに修正しすぎには気を付けて下さい。

文書作成のおすすめのコツやテクニックを使ってぜひ作ってみて下ださい。